En España, el registro de jornada no es una recomendación, es un requisito legal que afecta a prácticamente todas las empresas, sin importar su tamaño o sector. Desde 2019, la normativa exige que cada trabajador tenga un registro diario de sus horas de entrada y salida, con datos exactos y verificables.
No cumplir con esta obligación no solo puede acarrear multas, sino que también puede dañar la confianza interna y complicar la gestión laboral. En este artículo veremos qué dice la ley, qué métodos ya no son válidos y cómo implementar un software de control horario fiable que simplifique el cumplimiento normativo.
¿Qué es el Real Decreto-ley 8/2019?
El Real Decreto-ley 8/2019, aprobado el 8 de marzo de 2019 y en vigor desde el 12 de mayo del mismo año, introdujo una serie de medidas para reforzar la protección social y mejorar la estabilidad en el trabajo.
Entre esas medidas se incluyó una que cambió la forma en la que las empresas gestionan el tiempo de trabajo de todos sus empleados: la obligación de llevar un registro de la jornada laboral diaria de cada uno de ellos. Con esta norma, se pretende garantizar el control de las horas trabajadas, prevenir abusos y asegurar que los descansos y horas extra se cumplen y remuneran correctamente.
¿Qué exige exactamente esta ley en materia de control horario?
El artículo 10 del RD-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo pautas muy concretas para la gestión del tiempo laboral. Estos son los puntos clave:
Registro diario de la jornada
Cada empresa debe documentar, diariamente, la hora exacta de entrada y de salida de cada empleado. Esto va más allá de anotar el total de horas trabajadas: la ley exige un registro cronológico real que permita comprobar, con precisión, la duración y distribución del tiempo de trabajo. Esta información resulta clave en casos de reclamaciones por horas extra, conflictos laborales o inspecciones.
¿Hay excepciones? Sí, pero son muy limitadas. Algunos colectivos con regulaciones específicas (como empleados domésticos, socios cooperativistas, autónomos, etc.) pueden tener normas propias.
Para la gran mayoría de empresas y sectores, esta obligación es universal y permanente.
Disponibilidad y transparencia
El sistema de registro no solo debe existir, sino que debe ser accesible y claro. Los trabajadores tienen derecho a consultar sus datos, los representantes sindicales pueden revisarlos y la Inspección de Trabajo debe poder acceder a ellos de forma inmediata si los solicita. Esto significa que la empresa debe disponer de un sistema fiable y bien organizado que garantice que la información se pueda mostrar sin retrasos ni ambigüedades.
Conservación durante 4 años
La empresa está obligada a conservar los registros durante al menos 4 años. Este periodo no es casual: cubre posibles reclamaciones o inspecciones dentro del plazo legal de prescripción. Por ello, se recomienda un almacenamiento seguro, con respaldo y control de acceso, para evitar pérdidas de datos o manipulaciones.
Aplicable a todos los trabajadores
La obligación se extiende a toda persona contratada por cuenta ajena, independientemente de su tipo de contrato, jornada o modalidad de trabajo. Esto incluye a quienes trabajan a tiempo completo, parcial, en remoto o bajo modelos híbridos.
Sanciones por incumplimiento
Ignorar esta obligación puede salir caro. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera esta falta como infracción grave, con sanciones que oscilan entre 751 € y 7.500 € por trabajador afectado.
¿Qué prácticas ya no sirven?
La implantación del registro obligatorio ha dejado obsoletos muchos métodos que antes se utilizaban como referencia. Ya no basta con hacer un resumen mensual o semanal de las horas, ni con cuadrantes genéricos que no indiquen la hora real de inicio y fin de jornada.
El fichaje manual sin validación también pierde valor legal, ya que puede ser fácilmente manipulado. Hoy en día, la exigencia es clara: los registros deben ser precisos, verificables y accesibles, evitando cualquier sistema que pueda poner en duda su autenticidad.
¿Cómo cumplir con esta normativa?
Aunque la ley no impone una única forma de registro, sí establece que el método elegido debe garantizar la fiabilidad y trazabilidad de los datos. Entre las opciones más habituales se encuentran:
- Hojas firmadas diariamente: aunque son legales, su uso conlleva riesgos importantes de error humano y extravío. Además, hacen difícil la labor de guardarse durante 4 años, ya que al ser papel, pueden deteriorarse con mayor facilidad, llegando a ser inútiles a la hora de necesitarlas.
- Controles físicos de fichaje: funcionan bien en entornos presenciales, pero no son prácticos para equipos que trabajan en remoto o se desplazan, puestos cada vez más frecuentes. Estos pueden ser mediante tarjeta.
- Sistemas digitales o apps: la opción más completa, segura y versátil, ya que permite fichar desde distintos dispositivos, automatizar informes y guardar los datos durante el tiempo exigido por la ley en un sistema informático o nube, sin ocupar espacio físico.
¿Cómo ForTiming te ayuda a cumplir la normativa?
Cumplir con la ley es mucho más fácil cuando cuentas con una herramienta diseñada específicamente para ello. ForTiming no solo facilita el registro de jornada, sino que lo convierte en un proceso ágil, seguro y totalmente adaptado a las necesidades de cada empresa y modelo de trabajo.
Su sistema digital integra funciones avanzadas que garantizan el cumplimiento de la normativa vigente, reducen la carga administrativa y mejoran la transparencia con los empleados.
Fichaje digital multiplataforma
Tus empleados podrán fichar desde cualquier navegador, móvil o tablet, sin importar si trabajan en la oficina o en remoto. Esto elimina las barreras de los sistemas físicos que solo funcionan en un punto concreto y garantiza que todos los datos se centralicen en un único panel de control. Además, facilita la gestión de equipos híbridos o con turnos rotativos, evitando errores y duplicidades.
Geolocalización opcional
A pesar de que la ley no exige registrar la ubicación, el sistema ofrece esta función para añadir un nivel extra de control y transparencia. Resulta muy útil para empresas con empleados que trabajan fuera de la oficina (como pueden ser los comerciales), ya que añade una capa de verificación adicional y previene fichajes fraudulentos desde ubicaciones no autorizadas.
Informe de jornada descargable
En caso de inspección u otra necesidad, la empresa puede generar un informe con todos los datos relevantes: fechas, horas de entrada y salida, descansos, incidencias y total de horas trabajadas. Esto significa que no tendrás que perder tiempo buscando información o rehaciendo cálculos, el sistema ya lo hace por ti.
Historial y almacenamiento seguro
Todos los registros quedan guardados en la nube de forma automática, cumpliendo con el requisito de conservación durante 4 años. Todo ello con altos estándares de seguridad y privacidad para proteger tu información más sensible.
Acceso del trabajador a sus datos
Cada empleado puede entrar en su perfil y consultar su historial de fichajes, firmar registros digitalmente, pedir las vacaciones y otras ausencias y verificar su información en cualquier momento. Esto no solo fomenta la transparencia sino que también reduce la posibilidad de conflictos internos entre trabajadores y empresarios.
Cumplir con la normativa laboral ya no tiene por qué ser un dolor de cabeza ni un gasto de tiempo para tu equipo. Con ForTiming, el registro de jornada se transforma en un proceso simple, automatizado y 100% seguro, que te protege frente a sanciones, facilita el trabajo de RRHH y refuerza la confianza con tus empleados.
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